Regole Generali per la presentazione e la conduzione di progetti con finanziamenti esterni che coinvolgono i Laboratori Nazionali di Frascati

In questo documento sono indicate le regole generali e l’iter da seguire in caso di presentazione di progetti, accordi o contratti per fondi esterni che coinvolgono i Laboratori Nazionali di Frascati come coordinatore o come partner o dove comunque i Laboratori e le sue strutture risultano coinvolte. Le seguenti regole andranno seguite in particolare per:

1.       Contratti di natura commerciale (Conto Terzi)
2.       Progetti su bando EU
3.       Progetti su bando nazionale e regionale
4.       Progetti su bando internazionale
5.       Progetti finanziati da fondazioni o simili

Il proponente (o responsabile locale) dovrà seguire la seguente procedura con un ragionevole anticipo (indicativamente 3 mesi per i progetti EU e 1,5 mesi per gli altri compatibilmente con la data di emissione del bando) rispetto al giorno di sottomissione del progetto (presumibilmente alla scadenza del bando).

1. Compilare la scheda online con le seguenti informazioni: scopo del progetto; personale coinvolto con FTE; l’attività prevista, dettagliando le risorse che si intendono impiegare e l’impatto del progetto nei Laboratori (ad es. officine meccaniche ed elettroniche, spazi, servizi etc.); Commissione Scientifica Nazionale di afferenza; tempistiche del progetto; finanziamento richiesto. Per chiarimenti sulla compilazione è possibile contattare il referente scientifico per i Fondi Esterni dei LNF (Lucia Sabbatini).
   Il nuovo form si preoccuperà di raccogliere le informazioni e, qualora venisse richiesto un servizio specifico, inviare una notifica al responsabile di quel servizio al fine di informarlo della richiesta. Una volta sottomessa, la richiesta verrà notificata al Direttore dei Laboratori e all’indirizzo e-mail dei fondi esterni.
2. Compilare la scheda del Servizio Coordinamento Fondi Esterni INFN Nazionale per progetti di natura NON commerciale.
3. Per tutti i contratti di natura commerciale attenersi alle regole stabilite dall’apposito disciplinare e alle linee guida pubblicate presso il seguente link  e comunque prendere contatto con i referenti per il trasferimento tecnologico dei LNF (Claudio Cantone, Matteo Beretta).
4. Valutare budget, team e procedure amministrative con il referente LNF (Catia Conti) il quale, nel caso di progetti H2020, va inserito tra le contact persons nel proposal submission form.
5. Contattare il Servizio FE Nazionale per supporto alla scrittura.
6. Contattare i responsabili dei Servizi, Strutture e di Divisione coinvolti nel progetto per valutare la disponibilità delle risorse richieste. Contattare il coordinatore locale della CSN di afferenza e comunicare se il progetto richiede un cofinanziamento.
7. Comunicare l’avvenuta sottomissione del progetto e inviarne una copia a fondiesternilnf@lists.lnf.infn.it

Anche in caso di approvazione del progetto, la mancata osservazione delle linee guida potrebbe comportare, a discrezione del Direttore, la mancata firma dell’accordo.

Nei casi in cui non sia oggettivamente possibile comunicare l’intenzione di presentare un progetto con i tempi di preavviso indicati in questo documento, occorre contattare il referente scientifico per i Fondi Esterni dei LNF (Lucia Sabbatini) e il referente nell’amministrazione LNF (Catia Conti).

Se il Laboratorio è capofila INFN ed il progetto ottiene il finanziamento, le norme dell’INFN prevedono generalmente  overheads del 25%, ma non sempre poiché alcune categorie di bandi prevedono una percentuale diversa (ad esempio ASI,  ESA e ministeri MAECI e Difesa). Un terzo degli overheads resta a disposizione dei Laboratori come fondo esterno. Tale norma è tassativa nei casi di Fondi Europei. Negli altri casi, la Direzione valuterà con i proponenti, e di concerto con gli organi direttivi dell’Ente, overheads per la struttura corrispondente all’effettivo impatto del progetto su di essa.

Al momento della comunicazione del progetto, il gruppo di lavoro sui Fondi Esterni LNF:

1. Discute alla prima riunione il progetto e ne valuta l’impatto riportando al Direttore.
2. Verifica:
   1. Se risulta una corretta e completa valutazione dell’impatto.
   2. Se sono stati informati i responsabili di Divisione, dei Servizi e delle Strutture coinvolte nel progetto e il coordinatore locale della CSN di afferenza.
   3. Se il budget e le procedure amministrative sono coerenti e la gestione fattibile.
3. Fornisce al proponente una valutazione di impatto ed eventuali azioni da considerare e intraprendere.
4. Nomina una persona di contatto all’interno del servizio che verificha che tali azioni siano intraprese. La persona di contatto segue il progetto fino alla sua sottomissione.